​

VEREISTEN

• Je moet beheerdersrechten hebben om de verbinding in te schakelen
• Je moet de Online versie van Business Central gebruiken, de “On Premise” versie wordt niet ondersteund door de verbinding
• Afhankelijk van je use case moet je mogelijk de extensie installeren en wat extra configuratie doorvoeren (zie het gedeelte over de extensie hieronder)

​

VERBINDING

Stap 1: Kies een naam voor je verbinding Stap 2: Kies of je de uitwisseling van analytische boekhoudgegevens wilt inschakelen (OPTIONEEL) Stap 3: Uitstelcodes (OPTIONEEL) Als deze optie zichtbaar is, ondersteunt de integratie met Business Central uitstelcodes bij het aanmaken van verkoop- en/of aankoopfacturen. Selecteer Actief om deze ondersteuning in te schakelen. Na activering verschijnt op de volgende pagina van het installatieproces een extra keuzemenu waarmee je het uitstelsjabloon kunt selecteren dat moet worden toegepast bij het aanmaken van facturen waarvoor uitstel van opbrengsten of kosten nodig is. Stap 4: Klik op “Authorise” om de verbinding af te ronden.

​

AUTHENTICATIE

Je wordt doorgestuurd naar een Microsoft Dynamics-inlogpagina om je account te authenticeren.

​

CONFIGURATIE

Stap 1: Selecteer de omgeving die je wilt verbinden Stap 2: Selecteer het bedrijf waarvoor je de integratie wilt activeren Stap 3: Selecteer het uitstelsjabloon dat moet worden gebruikt bij het boeken van uitgestelde opbrengsten en/of kosten op aangemaakte facturen (OPTIONEEL) Stap 4: Klik op “Submit” om de configuratie van de integratie af te ronden

​

EXTENSIE

De Chift-extensie voor Dynamics 365 Business Central is ontworpen om extra gegevens beschikbaar te maken die niet toegankelijk zijn via de standaard-API van Business Central. Ze wijzigt of creëert geen nieuw gedrag binnen Business Central, maar verbetert de bestaande mogelijkheden door toegang te bieden tot meer gegevens en functionaliteiten. De extensie is alleen beschikbaar als je toegang hebt tot de Microsoft AppSource. Het extensiebestand kan niet gedeeld worden voor on-premise installaties of omgevingen die geen toegang hebben tot de Microsoft AppSource.

​

Installatie

De Chift-extensie kan eenvoudig geïnstalleerd worden vanuit de Microsoft AppSource store. Volg deze stappen om de extensie te installeren:

1. Ga naar de Chift extension page op Microsoft AppSource.
2. Klik op de knop “Get it now”.
3. Volg de instructies op het scherm om de installatie te voltooien.

Het installatieproces is eenvoudig en vereist doorgaans slechts één klik.

​

Probleemoplossing

Als de gebruiker die de connector activeert/gebruikt onvoldoende rechten heeft, kan je deze foutmelding krijgen: Could not read extension version using the current account. Please add the “Chift - API” permission set to your user. Om dit op te lossen, wijs je de “Chift - API” permission set toe aan de betrokken gebruiker:

​

Compatibiliteit

Beschikbaar vanaf Business Central versie 23 en hoger. De extensie is alleen beschikbaar als je toegang hebt tot de Microsoft AppSource. Het extensiebestand kan niet gedeeld worden voor on-premise installaties in omgevingen die geen toegang hebben tot de Microsoft AppSource.

​

Update

De extensie evolueert in de loop van de tijd om nieuwe functies toe te voegen. Om de extensie bij te werken en te profiteren van de laatste versie, volg je de onderstaande stappen:

1. Ga naar het “Admin Center”
2. Selecteer de omgeving waarin je de extensie wilt bijwerken
3. Ga naar het menu “Apps”
4. Selecteer App Type “Global” en klik op “Install Update” bij de Chift-extensie (als er een update beschikbaar is)

​

BANKBOEKINGEN

Het boeken van bankboekingen in Business Central vereist een correcte instelling op twee niveaus:

• Bankrekeningen
• Algemene dagboeksjablonen

Bankrekeningen Voor elke bankrekening waarop je boekingen wilt registreren, moet je:

• De juiste valuta instellen op de bankrekeningkaart
• Een Bank Account Posting Group toewijzen — dit bepaalt welke grootboekrekening wordt beïnvloed wanneer de boekingen worden geregistreerd

Algemene dagboeksjablonen Elke bankrekening heeft ook een specifiek dagboeksjabloon nodig dat gebruikt wordt om de bijbehorende bankboekingen als dagboekregels aan te maken. Ga naar General Journal Templates en open of maak het sjabloon aan dat je wilt gebruiken. Je hebt één dagboeksjabloon per bankrekening nodig. Het dagboeksjabloon moet als volgt geconfigureerd worden:

• Type → General
• Bal. Account Type → Bank Account
• Bal. Account No. → de bankrekeningcode (bv. B030)

Gegenereerde boekingen Wanneer dagboekregels geboekt worden met bovenstaande instelling, genereert elke dagboekregel de volgende boekingen:

• 1 Bank Account Ledger Entry
  • geboekt op de bankrekening
• 2 General Ledger Entries per dagboekregel
  • 1 boeking op de grootboekrekening die gedefinieerd is in de Bank Account Posting Group gekoppeld aan de bankrekening
  • 1 boeking op de andere rekening die op de dagboekregel zelf is opgegeven
• Optioneel, als er een klant of leverancier op de dagboekregel gebruikt wordt:
  • 1 Customer Ledger Entry
  • 1 Vendor Ledger Entry

​

INSTELLING KLANTEN & LEVERANCIERS

Aanmaken van leveranciers

​

Leveranciersreferentie:

Standaard kent Business Central automatisch een code/referentie toe aan een nieuw aangemaakte leverancier/vendor. De code/referentie wordt bepaald op basis van de “No. Series” die aan de leveranciers/vendors gekoppeld is. Dit vind je terug in de “Purchases & Payables Setup”: Als je de code/referentie van de nieuw aangemaakte leverancier via API wilt kunnen bepalen, moet je de configuratie “Manual Nos.” aanvinken op de nummerreeks:

​

Boekingsgroepen:

Het aanmaken van een leveranciersfactuur vereist dat er boekingsgroepen ingesteld zijn op de leverancier. Business Central staat Chift niet toe om de Posting Group in te stellen bij het aanmaken van een leverancier. Dit moet handmatig geconfigureerd worden of ingesteld worden via sjablonen. Een sjabloon aanmaken:

1. Navigeer naar “Configuration templates” binnen je Business Central-app

2. Maak een nieuw sjabloon aan door op “ + New” te klikken

3. Stel het veld “Table Id” in op “Vendor” (23)

4. Begin met het toevoegen van standaardvelden door op de eerste lege cel in de kolom “Field Name” te klikken

5. Zoek naar de velden die gekoppeld zijn aan “Posting Groups”

6. Zorg ervoor dat de volgende velden ingevuld zijn met de juiste standaardwaarde: “Gen. Bus. Posting Group”, “VAT Bus. Posting Group”, “Vendor posting Group”

Om het sjabloon te gebruiken bij het aanmaken van een leverancier via de API, moet je het sjabloon toevoegen aan de API Setup (zie “API Setup” hieronder). Aanmaken van klanten

​

Klantreferentie:

Standaard kent Business Central automatisch een code/referentie toe aan een nieuw aangemaakte klant. De code/referentie wordt bepaald op basis van de “No. Series” die aan de klanten gekoppeld is. Dit vind je terug in de “Sales & Receivables Setup”: Als je de code/referentie van de nieuw aangemaakte klant via API wilt kunnen bepalen, moet je de configuratie “Manual Nos.” aanvinken op de nummerreeks:

​

Boekingsgroepen:

Op dezelfde manier moet, wanneer je klanten en facturen via de API wilt aanmaken, het volgende sjabloon geconfigureerd worden:

1. Navigeer naar configuration templates en maak een nieuw sjabloon aan
2. Stel het veld “Table Id” in op “Customer” (18)

Voeg de velden toe: Customer Posting Group, Gen. Bus Posting Group, Payment Terms Code & Payment Method Code, en hun standaardwaarde De “Payment Method Code” en “Payment Terms code” zijn enkel verplicht voor ES-klanten API Setup Koppel de configuratiesjablo(o)n(en) aan een API Setup om het gebruik van dat sjabloon te automatiseren Table ID: 18 voor Customers, 23 voor Vendors. Page ID:

• Zoek “Customer” en kies “Customer Posting Group” voor Customers.
• Zoek “Vendor” en kies “Vendor Posting Group” voor Vendors

Elk configuratiesjabloon kan gekoppeld worden aan een API Setup die geactiveerd kan worden op basis van bepaalde voorwaarden (bv. opgegeven land van de leverancier). Je kan meerdere configuratiesjablonen instellen en elk sjabloon aan een specifieke voorwaarde koppelen

​

BTW-VRIJGESTELDE FACTURATIE

Deze instelling is bedoeld voor bedrijven die op geen enkele van hun verkopen btw aanrekenen — bijvoorbeeld onder een volledige btw-vrijstellingsregeling. Ze ondersteunt enkel volledige vrijstelling: bedrijven met een mix van belaste en vrijgestelde verkopen worden niet gedekt. Een VAT Posting Setup-regel aanmaken Chift maakt geen btw-configuratie in jouw plaats aan. Voordat je via Chift factureert, heb je een geldige VAT Posting Setup-regel in Business Central nodig die je vrijgestelde tarief vertegenwoordigt. Voordat je ze kan combineren in VAT Posting Setup, zorg je dat je een specifieke VAT Business Posting Group (bv. “NO VAT”) en een specifieke VAT Product Posting Group (bv. “EXEMPT GL”) hebt — maak ze aan als ze nog niet bestaan. Ga in Business Central naar VAT Posting Setup en maak een nieuwe regel aan met: Door het tarief op 0% te zetten met Normal VAT als berekeningstype, vertel je Business Central om btw normaal te berekenen, maar dan tegen 0% — in tegenstelling tot types zoals Reverse Charge VAT of Sales Tax, die zich anders gedragen en niet gedekt worden door deze vrijstellingsinstelling. Dit moet de enige VAT Posting Setup-regel in Business Central zijn — deze instelling ondersteunt geen bedrijven die ook belaste verkopen hebben.