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REQUISITOS PREVIOS

• Debes tener permisos de administrador para habilitar la conexión
• Debes utilizar la versión Online de Business Central; la versión “On Premise” no es compatible con la conexión
• Según tu caso de uso, es posible que tengas que instalar la extensión y realizar alguna configuración adicional (consulta la sección de extensión más abajo)

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CONEXIÓN

Paso 1: Elige un nombre para tu conexión Paso 2: Elige si deseas habilitar el intercambio de datos de contabilidad analítica (OPCIONAL) Paso 3: Códigos de periodificación (OPCIONAL) Si esta opción está visible, la integración con Business Central admite códigos de periodificación al crear facturas de venta y/o de compra. Selecciona Activo para habilitar esta compatibilidad. Una vez activada, aparecerá un menú desplegable adicional en la página siguiente del proceso de configuración, que te permitirá seleccionar la plantilla de periodificación que se aplicará al crear facturas que requieran periodificación de ingresos o gastos. Paso 4: Haz clic en “Authorise” para finalizar la conexión.

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AUTENTICACIÓN

Serás redirigido a una página de inicio de sesión de Microsoft Dynamics para autenticar tu cuenta.

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CONFIGURACIÓN

Paso 1: Selecciona el entorno que deseas conectar Paso 2: Selecciona la empresa para la que deseas activar la integración Paso 3: Selecciona la plantilla de periodificación que se utilizará al registrar ingresos y/o gastos diferidos en las facturas creadas (OPCIONAL) Paso 4: Haz clic en “Submit” para finalizar la configuración de la integración

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EXTENSIÓN

La extensión Chift para Dynamics 365 Business Central está diseñada para exponer datos adicionales que no están disponibles a través de la API estándar de Business Central. No modifica ni crea nuevos comportamientos dentro de Business Central, sino que amplía las capacidades existentes proporcionando acceso a más datos y funcionalidades. La extensión solo está disponible si tienes acceso a Microsoft AppSource. El archivo de la extensión no puede compartirse para instalaciones on-premise ni para entornos que no tengan acceso a Microsoft AppSource.

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Instalación

La extensión Chift se puede instalar fácilmente desde la tienda Microsoft AppSource. Sigue estos pasos para instalar la extensión:

1. Accede a la página de la extensión Chift en Microsoft AppSource.
2. Haz clic en el botón “Get it now”.
3. Sigue las instrucciones en pantalla para completar la instalación.

El proceso de instalación es sencillo y normalmente requiere solo un clic.

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Resolución de problemas

Si el usuario que activa/utiliza el conector no tiene permisos suficientes, puedes encontrar este error: Could not read extension version using the current account. Please add the “Chift - API” permission set to your user. Para solucionarlo, asigna el conjunto de permisos “Chift - API” al usuario afectado:

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Compatibilidad

Disponible con Business Central versión 23 y superior. La extensión solo está disponible si tienes acceso a Microsoft AppSource. El archivo de la extensión no puede compartirse para instalaciones on-premise en entornos que no tengan acceso a Microsoft AppSource.

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Actualización

La extensión evoluciona con el tiempo para añadir nuevas funcionalidades. Para actualizar la extensión y beneficiarte de la última versión debes seguir los pasos siguientes:

1. Ve al “Admin Center”
2. Selecciona el entorno en el que deseas actualizar la extensión
3. Ve al menú “Apps”
4. Selecciona el tipo de aplicación “Global” y haz clic en “Install Update” en la extensión Chift (si hay alguna actualización disponible)

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ASIENTOS BANCARIOS

El registro de asientos bancarios en Business Central requiere una configuración correcta en dos niveles:

• Cuentas bancarias
• Plantillas de diario general

Cuentas bancarias Para cada cuenta bancaria en la que quieras registrar asientos, debes:

• Establecer la moneda correcta en la ficha de la cuenta bancaria
• Asignar un Bank Account Posting Group — esto determina qué cuenta del libro mayor se verá afectada cuando se registren los asientos

Plantillas de diario general Cada cuenta bancaria también necesita una plantilla de diario dedicada que se utilizará para crear los asientos bancarios relacionados como líneas de diario. Ve a General Journal Templates y abre o crea la plantilla que quieras utilizar. Necesitas una plantilla de diario por cuenta bancaria. La plantilla de diario debe configurarse de la siguiente manera:

• Type → General
• Bal. Account Type → Bank Account
• Bal. Account No. → el código de la cuenta bancaria (p. ej. B030)

Asientos generados Cuando se registran las líneas de diario con la configuración anterior, cada línea de diario genera los siguientes asientos:

• 1 Bank Account Ledger Entry
  • registrado en la cuenta bancaria
• 2 General Ledger Entries por línea de diario
  • 1 asiento en la cuenta del libro mayor definida en el Bank Account Posting Group vinculado a la cuenta bancaria
  • 1 asiento en la otra cuenta especificada en la propia línea de diario
• Opcionalmente, si se utiliza un cliente o un proveedor en la línea de diario:
  • 1 Customer Ledger Entry
  • 1 Vendor Ledger Entry

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CONFIGURACIÓN DE CLIENTES Y PROVEEDORES

Creación de proveedores

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Referencia del proveedor:

Por defecto, Business Central asignará automáticamente un código/referencia a un proveedor recién creado. El código/referencia se define en función de la “No. Series” vinculada a los proveedores. Esto se puede encontrar en “Purchases & Payables Setup”: Si quieres poder definir el código/referencia del proveedor recién creado mediante la API, debes marcar la configuración “Manual Nos.” en la serie de numeración:

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Grupos contables:

La creación de una factura de proveedor requiere que se configuren grupos contables en el proveedor. Business Central no permite que Chift establezca el Posting Group al crear un proveedor. Esto debe configurarse manualmente o establecerse mediante plantillas. Para crear una plantilla:

1. Accede a “Configuration templates” desde tu aplicación de Business Central

2. Crea una nueva plantilla haciendo clic en ” + New”

3. Establece el campo “Table Id” en “Vendor” (23)

4. Empieza a añadir campos por defecto haciendo clic en la primera celda vacía de la columna “Field Name”

5. Busca los campos vinculados a “Posting Groups”

6. Asegúrate de que los siguientes campos estén rellenados con el valor por defecto correcto: “Gen. Bus. Posting Group”, “VAT Bus. Posting Group”, “Vendor posting Group”

Para utilizar la plantilla al crear un proveedor desde la API, debes añadir la plantilla a la API Setup (consulta “API Setup” más abajo). Creación de clientes

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Referencia del cliente:

Por defecto, Business Central asignará automáticamente un código/referencia a un cliente recién creado. El código/referencia se define en función de la “No. Series” vinculada a los clientes. Esto se puede encontrar en “Sales & Receivables Setup”: Si quieres poder definir el código/referencia del cliente recién creado mediante la API, debes marcar la configuración “Manual Nos.” en la serie de numeración:

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Grupos contables:

De forma similar, cuando desees crear clientes y facturas a través de la API, es necesario configurar la siguiente plantilla:

1. Accede a las plantillas de configuración y crea una nueva plantilla
2. Establece el campo “Table Id” en “Customer” (18)

Añade los campos: Customer Posting Group, Gen. Bus Posting Group, Payment Terms Code y Payment Method Code, junto con su valor por defecto El “Payment Method Code” y el “Payment Terms code” solo son obligatorios para los clientes de ES API Setup Vincula la(s) plantilla(s) de configuración a una API Setup para automatizar el uso de esa plantilla Table ID: 18 para Clientes, 23 para Proveedores. Page ID:

• Busca “Customer” y elige “Customer Posting Group” para los Clientes.
• Busca “Vendor” y elige “Vendor Posting Group” para los Proveedores

Cada plantilla de configuración puede vincularse a una API Setup que puede activarse en función de ciertas condiciones (p. ej. el país especificado del proveedor). Puedes configurar varias plantillas de configuración y vincular cada plantilla a una condición específica

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FACTURACIÓN EXENTA DE IVA

Esta configuración es para empresas que no aplican IVA en ninguna de sus ventas — por ejemplo, bajo un régimen de exención total de IVA. Solo admite la exención total: no cubre empresas con una mezcla de ventas gravadas y exentas. Crear una entrada en VAT Posting Setup Chift no crea la configuración de IVA en tu nombre. Antes de facturar a través de Chift, necesitas una entrada válida en VAT Posting Setup en Business Central que represente tu tipo exento. Antes de poder combinarlos en VAT Posting Setup, asegúrate de tener un VAT Business Posting Group dedicado (p. ej. “NO VAT”) y un VAT Product Posting Group dedicado (p. ej. “EXEMPT GL”) — créalos si aún no existen. En Business Central, ve a VAT Posting Setup y crea una nueva línea con: Establecer el tipo al 0 % con Normal VAT como tipo de cálculo indica a Business Central que calcule el IVA con normalidad, simplemente a un tipo del 0 % — a diferencia de tipos como Reverse Charge VAT o Sales Tax, que se comportan de forma distinta y no están cubiertos por esta configuración de exención. Esta debe ser la única línea de VAT Posting Setup en Business Central — esta configuración no admite empresas que también tengan ventas gravadas.